Eine erfolgreiche Einführung einer Lösung zur Digitalisierung von Eingangspost hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es sollte möglichst „früh“ gescannt werden, so dass die Dokumente nach dem Scannen elektronisch verteilt und auch elektronisch bearbeitet werden können.
Dokumenten-Analyse
Zunächst sollte man sich ansehen, welche Arten von Dokumenten täglich eingehen. Dabei geht es um die Größe der Vorlagen, den Umfang, die Anzahl und den physischen Zustand der verschiedenen Dokumente. Das ist wichtig für die Planung der Vorbereitung von Scan-Stapeln und die Auswahl des richtigen Scanner-Modells.
Zur Analyse der Dokumente gehört auch, die Prozesse im Unternehmen zu bestimmen, für die die erfassten Dokumente relevant sind. Davon hängt ab, welche Informationen zu oder aus den Dokumenten bei der Digitalisierung als Metadaten erfasst werden müssen. So werden die Dokumente sinnvoll und effektiv bearbeitet und können später einfach recherchiert und gefunden werden.
Weiterhin sollte man prüfen, welche Prozess-Schritte schon bei der Digitalisierung automatisiert werden können. Klassische Beispiele hierfür sind die Dokumenttrennung beim Scannen durch Barcodes oder Trennblätter oder die Extraktion von Rechnungsdaten im Nachgang des Scannens und der automatische Abgleich mit Bestelldaten.
Auswahl eines geeigneten Scanner-Modells für Ihren Posteingang
Danach geht es an die Auswahl des richtigen Scanner-Modells. Dabei ist das erste Kriterium die Menge der pro Tag zu verarbeitenden Dokumente und die Abschätzung saisonaler Spitzen, wie z. B. ein Anstieg von Aufnahmeanträgen bei Krankenkassen oder KFZ-Versicherungsanträgen zum Jahreswechsel. Dies bestimmt die Leistungsklasse des Scanners gemessen am möglichen Durchsatz.
Der Scanner sollte über einen guten, schonenden Papiertransport verfügen, aber gleichzeitig so robust und standfest sein, dass er auch mal eine bei der Vorbereitung vergessene Heftklammer vertragen kann. Er sollte über eine zuverlässige Doppeleinzugskontrolle verfügen, wartungsarm und einfach zu reinigen sein und wenige Verschleißteile aufweisen, deren Preise man bei den verschiedenen Modellen unbedingt vergleichen sollte.
Wichtig ist natürlich eine gute Wiedergabequalität der gescannten Dokumente. Um die Qualität, die Bedienung und Papier-Handling zu testen, stellt man sich am besten einen repräsentativen Querschnitt des Posteingangs zusammen, mit dem dann verschiedene Modelle verglichen werden können.
Die richtige Scan- und Nachbearbeitungs-Software
Die Software muss zunächst alle Funktionen beherrschen, die bei der Verarbeitung der Dokumente gebraucht werden. So sollten Stapelverarbeitung, flexible und automatisierte Dokumenttrennung, das Auslesen von Barcodes und Patchcodes, verschiedene standardisierte Ausgabeformate wie PDF/A und TIFF, frei definierbare Index-Felder und OCR auf jeden Fall zu den Funktionalitäten gehören.
Gleichzeitig sollte die Nutzeroberfläche einfach und intuitiv zu bedienen sein und sich an Software orientieren, die zum Alltag in heutigen Unternehmen gehört, wie z.B. MS Office-Produkte. Um die Arbeitsabläufe klar und funktional zu gestalten, ist eine Nutzer- und Rollenverwaltung ist sehr nützlich. Wichtig ist die Fähigkeit, verschiedene Scan-Profile für verschiedene Dokumentarten hinterlegen zu können.
Möglichst viele der Einstellungen und Funktionen sollten durch den (berechtigten) Nutzer konfigurierbar sein und keine Programmier-Kenntnisse voraussetzen. Sehr hilfreich ist z. B. die Möglichkeit, für den Aufruf von Programmfunktionen Nutzer-definierbare Tastenkürzel hinterlegen zu können. So kann das Programm ohne umständliche Mausakrobatik bedient werden.
Wir unterstützen Sie bei der Wahl der für Sie richtigen Lösung um Ihren Posteingang zu digitalisieren. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.
