Erfassen mit System

Der gesamte Prozess der Digitalisierung und der inhaltlichen Aufbereitung wird durch das SRZ-Produktionssystem ProScan® gesteuert und verwaltet.

Die Anwendung verfügt über eine gestaffelte Nutzerverwaltung und es wird jede Aktivität innerhalb der Verarbeitungskette revisionssicher protokolliert.

Jedes Dokument, das einmal bei Ankunft registriert wurde, kann aus dem System nicht mehr unprotokolliert entfernt werden, somit wird eine lückenlose Weiterverarbeitung garantiert.

Für das Erstellen elektronischer Dokumente findet eine sorgfältige Papiervorbereitung statt und es werden eindeutige Indexmerkmale zugeordnet.

Dies erfolgt durch unterschiedliche Verfahren in unserem Produktionssystem und reicht vom Erfassen einfacher Aktenzeichen bis hin zur vollständigen inhaltlichen Erschließung im Volltext.

Je nach Komplexität erfolgt dies durch eigene Mitarbeiter oder weltweit beauftragte Erfassungsbüros.

Natürlich setzen wir hier auch automatische Verfahren wie Formularerkennung, OCR und Barcode-Erkennung ein. Auf diese Weise können die bei uns verarbeiteten Dokumente für jedes elektronische Archiv- und DMS-System recherchefähig aufbereitet werden.