Digitalisierung braucht Logistik

Das SRZ legt besonderen Wert darauf, seinen Kunden in Vorbereitung zur Umstellung ihrer Papier- und Mikrofilmarchive eine fachkundige Beratung anzubieten, um gemeinsam ein reibungsloses Verfahren zur Erstellung und Pflege digitaler Archive zu gestalten. Eine der wichtigsten Fragen stellt sich zum Thema Logistik und Document-Handling, wenn eine Digitalisierung bei laufendem Geschäftsbetrieb umgesetzt werden soll. Werden doch in vielen Fällen "lebende" Archivbestände für einen gewissen Zeitraum aus dem täglichen Zugriff entfernt und zum Teil bundesweit für die digitale Bearbeitung zusammengefasst.

Durch die Erstellung eindeutiger Prozessabläufe sind wir in der Lage, in Zusammenarbeit mit ausgesuchten Logistikern, ganze Archive in unser Scan-Dienstleistungszentrum zu transportieren.

Ein ordnungsgemäßer Transport wird mit speziellen Dokumentencontainern sichergestellt. Über eine von uns entwickelte Tracing-Software werden die Dokumente erfasst und als Bearbeitungsbestand in unseren Datenbanken dokumentiert. Dies ermöglicht schon kurz nach Eintreffen der Dokumente einen Zugriff auf die bereitgestellten Unterlagen und sichert die Vollständigkeit der zu verarbeitenden Dokumente. Der Kunde kann unseren festgestellten Eingang mit seinen Lieferinformationen abgleichen.

Qualität nach ISO 9001

Für alle eingesetzten Prozessabläufe werden ISO 9001 konforme Arbeitsanweisungen und grafische Projektabläufe generiert, so dass eine lückenlose Dokumentation aller Abläufe sichergestellt ist. Da wir in den vergangenen Jahren in vielen Fällen mit der Bearbeitung sensibler und personenbezogener Daten beauftragt waren, sind alle unsere Verarbeitungsverfahren und Prozesse nach den Grundsätzen revisionssicherer Archivierung gestaltet und unsere Mitarbeiter auf die strikte Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Dies gilt insbesondere auch für alle von uns beauftragten Lieferanten und Vertragsunternehmen und unterliegt ständigen Kontrollen.

Als Mitglied im Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) arbeiten wir aktiv an der Weiterentwicklung der einschlägigen Verfahren mit.