Eingangspost scannen und verarbeiten

Trotz der zunehmenden Bedeutung des elektronischen Datenverkehrs wird ein Großteil der Unternehmenskommunikation auf Papier erledigt. Das Öffnen und Sortieren der eingehenden Post, die Verteilung der Briefe an die jeweiligen Empfänger und die papiergestützte Sachbearbeitung binden dringend benötigte Ressourcen in den Unternehmen und verschlingen viel Zeit.

Ihre Vorteile:
  • Abholung aus Ihrer Poststelle oder aus Postfach
  • Digitale Dokumente sind innerhalb weniger Stunden verfügbar
  • Einfache Integration in Ihr DMS
  • Automatische Erschließung und Prüfung von Inhalten
  • Geeignet für alle Arten von Post

Zudem sind papiergestützte Prozesse fehleranfällig und lassen sich nur schwer in elektronische Workflows integrieren. Von den zahlreichen Kopien eines Briefes, die in einem Unternehmen zirkulieren ganz zu schweigen. Eine konsequente Digitalisierung der eingehenden Post ermöglicht völlig neue Möglichkeiten des Zugriffs, der Verteilung und der Verarbeitung der Dokumente. Lassen Sie Ihren Posteingang scannen sowie schnell und direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem stellen. Das SRZ Berlin übernimmt für Sie die Abholung aus der Poststelle; alternativ richten wir für sie ein Postfach ein und holen die Post morgens von dort ab. Wir öffnen und sortieren die Briefe nach Ihren Vorgaben (Briefe, die als „persönlich“ gekennzeichnet sind, öffnen wir in der Regel nicht), digitalisieren die Dokumente auf Hochleistungsscannern und erfassen die notwendigen Indexmerkmale. Das alles schnell, preiswert und zuverlässig: Je nach Service-Level stehen Ihnen die digitalen Dokumente innerhalb weniger Stunden zur Weiterverarbeitung – sei es der Import in ein Dokumentenmanagementsystem oder in elektronische Workflows – bereit. Die Digitalisierung von Eingangspost ist für alle Arten von Post geeignet: seien es Eingangsrechnungen, für die wir Kopfdaten und Positionsdaten erfassen und mit Kreditoren und Bestellbezügen abgleichen, oder Briefe von Kunden oder Mietern, die wir zielgerichtet an die richtige Sachbearbeitergruppe weiterleiten. Lassen Sie Ihre Eingangpost scannen und profitieren Sie.

Referenz: Akelius GmbH

Eingangspost scannen Akelius

Die Akelius GmbH, ein deutschlandweit agierendes Immobilienunternehmen, vertraut ihre Eingangspost seit 2010 dem SRZ Berlin an. Jeden Morgen nimmt der SRZ Berlin-eigene Fahrdienst die Post inkl. Einschreiben aus dem zentralen Postfach entgegen und transportiert die Stapel direkt zum SRZ Berlin. Dort werden die Briefe geöffnet, vorsortiert und auf Hochleistungsscannern digitalisiert. Je nach Dokumenttyp werden die Dateien entweder in den elektronischen Workflow zur Rechnungsprüfung eingespeist oder als eingehende Mieterpost den Sachbearbeitern digital zugestellt. Zudem erstellt das SRZ Berlin ausgehende Standardschreiben an die Mieter, z.B. Eingangsbestätigungen von Einsprüchen, selber und beschleunigt damit den gesamten Prozess.

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