Schadstoffakten zugänglich machen

Wer kennt das nicht? Verschimmelte Orangen, pelziger Belag auf dem Joghurt oder grünfleckige Beläge in der Wohnung dürften den meisten bereits untergekommen sein. Aber verschimmelte Akten?

Vor diesem Problem stand das SRZ Berlin als Scandienstleister, als eine Behörde an uns herantrat und nach Digitalisierungsmöglichkeiten ihrer Schadstoffakten suchte. Im Keller der Behörde wurde nach einem Wassereinbruch im Archiv bei mehreren hundert Ordnern ein Befall mit Schimmelpilzen festgestellt. Die Folge war die sofortige Sperrung der Akten für den Publikumsverkehr. Da es sich um Bauakten handelt, die ständig im Zuge von Bau- oder Renovierungsmaßnahmen benötigt werden, war es notwendig, die Ordner und die darin enthaltenen Informationen zu digitalisieren und elektronisch zugänglich zu machen.

An eine Digitalisierung in üblicher Büroumgebung war hier nicht zu denken. Schimmelpilze sind in der Lage, schwere allergische Reaktionen und andere gesundheitliche Beeinträchtigungen wie Husten, Kopfweh oder Müdigkeit auszulösen. Zudem verlangte das Alter der Bauakten, einige reichen bis in die 20er Jahre zurück, eine spezielle, schonende Behandlung beim Scanprozess.

Foto eines schadstoffbelasteten Dokuments mit dazugehörigem Auftragsschein

Im Schwarzraum digitalisieren

In Archiven kennt man das Problem von kontaminierten Dokumenten schon lange. Dort greift man in solchen Fällen zur Errichtung eines so genannten Schwarzraums mit spezieller Reinraum- und Filtertechnik zurück. Das SRZ Berlin übertrug dieses Prinzip jetzt in einzigartiger Weise auf den Scanbereich. Für die Digitalisierung wurde ein Schwarzraum aus Holzlatten mit Folienbespannung konstruiert und mit Tetra-Pak-ähnlichem Fußbodenbelag isoliert.

Der Schwarzraum ist nach außen luftdicht verschlossen; entsprechende Anlagen sorgen für eine regulierte Frischluftzufuhr sowie für gefilterte Abluft. Der Zugang erfolgt über eine Schleuse mit Staubsauger und zwei Türen. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, vor Betreten des Schwarzraums Schutzkleidung anzulegen. Dazu gehören ein weißer Overall mit Kopfbedeckung, Schutzhandschuhe, Schuhüberzieher und eine so genannte partikelfiltrierende Halbmaske, die zuverlässig das Einatmen von Sporen und anderen Abbauprodukten von Schimmel verhindert. So ausgestattet dürfen die Mitarbeiter durchgehend maximal zwei Stunden arbeiten, danach muss eine mindestens 30-minütige Pause eingelegt werden.

Ansicht eines Schwarzraums mit mehreren Computer-Arbeitsplätzen und Scangeräten.

Besser lesbar als das Original

Ein wichtiges Ziel war es, eine gute Lesbarkeit der Informationen sicher zu stellen. Und tatsächlich sind einige Details des Bauplans mit der Zoom-Funktion am Monitor besser zu erkennen als mit bloßem Auge am Original.

Bei den Akten handelte es sich um gemischtes Beleggut mit Schriftverkehrbelegen und zahlreichen Bauplänen in Großformaten. Gescannt wurde grundsätzlich in Farbe und in hoher Auflösung. Neben Bauplänen wurden auch geöste Belege, Aktendeckel und Einzelseiten gescannt. Im Schwarzraum wurden daher zusätzlich zum Großformatscanner auch ein Buchscanner und ein Hochleistungs-Dokumentenscanner installiert. Die unternehmenseigene Software CROSSCAP sorgte dafür, dass die Vorlagen zuverlässig und in hoher Image-Qualität erfasst wurden.

Insgesamt wurden ca. 300.000 Blatt und fast zehntausend Baupläne digitalisiert. Nach Projektende wurde der Schwarzraum wieder abgebaut; es ist aber geplant, bei zukünftigen Projekten diese Technik wieder einzusetzen. Der Neuaufbau des Schwarzraums ist innerhalb von zwei Tagen möglich.

Sie haben Fragen? Treten Sie mit uns unkompliziert in Kontakt oder informieren Sie sich weiter unter Digitalisierung.

2018-12-10T15:35:48+00:002. Dezember 2014|Digitalisierung|